Statuts de l’Association Internationale des Sciences Cryosphériques (AISC)
1. Objectifs de l’Association
a) promouvoir l’étude de la cryosphère de la Terre et des autres corps du système solaire, ainsi que l’étude des processus physiques qui y sont liés;
b) encourager la recherche en sciences cryosphériques au moyen de la collaboration et de la coopération entre les personnes, les instituts et les programmes de recherche, à la fois sur le plan national et international;
c) favoriser, à l’échelle internationale, la discussion et la publication des résultats des recherches sur les structures et les processus cryosphériques;
d) promouvoir la diffusion des connaissances et la sensibilisation de la population relativement à la cryosphère;
e) faciliter la normalisation des mesures et la cueillette des données relatives aux systèmes cryosphériques, ainsi que l’analyse, l’archivage et la publication de ces données;
f) promouvoir les activités scientifiques de tout service permanent relevant de l’AISC et soumis à la surveillance scientifique de l’Association.
2. Composition de l’Association
2.1 L’Association est constituée d’un Bureau et d’autres groupements constitutifs visés dans les règlements de l’Association.
2.2 Les membres de l’Association sont des personnes qui mènent des recherches scientifiques sur la cryosphère ou qui contribuent d’autre façon aux objectifs de l’Association. Sont membres les personnes suivantes :
a) les dirigeants élus de l’Association (le Bureau);
b) les Correspondants de l’Association nommés par les Comités nationaux des Organismes adhérents de l’Union Géodésique et Géophysique Internationale (UGGI);
c) les Délégués accrédités par les Organismes adhérents de l’UGGI appelés à assister aux sessions administratives plénières;
d) les Représentants désignés par le Bureau pour maintenir le contact avec la communauté des chercheurs en sciences cryosphériques dans leurs pays;
e) toute autre personne engagée dans la recherche cryosphérique ou contribuant d’autre façon aux objectifs de l’Association.
2.3 Les travaux de l’Association sont dirigés par la session administrative plénière, qui doit être convoquée au moins une fois lors de chaque Assemblée générale de l’AISC et à laquelle participent les membres de l’Association. Au moins un tiers des voix des Délégués représentant les Organismes adhérents de l’UGGI dotés du droit de vote est requis pour valider une décision. Les Délégués qui ne sont pas présents peuvent, pour toute question mise aux voix, transmettre leur vote de la façon prévue à l’article 2.5 des présents statuts.
2.4 Les travaux de l’Association portent sur des questions de nature scientifique, administrative et financière. Avant une session administrative plénière, il revient au Président de déterminer la nature de chaque question à l’ordre du jour et de décider s’il est possible de voter par correspondance.
2.4 a) Pour les questions de nature scientifique, tous les participants scientifiques disposent d’une voix.
2.4 b) Pour les questions administratives, y compris l’élection des membres du Bureau, seuls les Délégués accrédités par les Organismes adhérents de l’UGGI qui sont membres en règle (dont la cotisation a été acquittée) ont droit de vote; chaque Délégué dispose d’une voix et ne peut représenter qu’un seul Organisme adhérent.
2.4 c) Pour les questions financières, seuls les Délégués accrédités par les Organismes adhérents de l’UGGI qui sont membres en règle (dont la cotisation a été acquittée) ont droit de vote, chaque Délégué disposant du nombre de voix correspondant à celui de la catégorie dont fait partie son Organisme adhérent en tant que membre.
2.5 Un Organisme adhérent disposant du droit de vote qui n’est pas représenté par un Délégué à une session administrative plénière peut voter par correspondance sur toute question mise aux voix, au moyen de la poste, du télécopieur ou du courrier électronique, si les conditions suivantes sont respectées :
a) la question est clairement définie dans l’ordre du jour définitif communiqué à l’avance aux membres conformément aux règlements;
b) le fond de la question n’a pas été modifié;
c) le vote est parvenu au Secrétaire général avant la réunion.
2.6 Les décisions sur les questions mises aux voix, à l’exception des modifications apportées aux statuts, sont prises à la majorité simple. La majorité simple est déterminée par la proportion des votes positifs par rapport à la somme des votes positifs et négatifs, y compris les votes par correspondance et sans prendre en compte les abstentions. En cas d’égalité des voix, le Président a voix prépondérante.
2.7 La session administrative plénière peut adopter et modifier les règlements portant sur les composantes scientifiques de l’Association (Divisions).
2.8 Le Bureau
2.8 a) Le Bureau est constitué par le Président, le Président désigné ou le Président sortant, trois Vice-Présidents, le Secrétaire général et les Responsables de Divisions. Le Président sortant demeure membre du Bureau au cours de la période comprise entre la fin de son mandat et l’élection d’un nouveau Président désigné. Dans le but de maintenir la continuité, les mandats du Président, du Président désigné et du Président sortant sont échelonnés. Ainsi, le mandat du Président, qui est de quatre ans, se partage en deux périodes : durant les deux premières années du mandat du Président en fonction, le Président sortant est membre du Bureau, et durant les deux dernières années de ce mandat, le Président désigné est membre du Bureau. Le Président désigné devient ensuite Président lors de l’Assemblée scientifique de l’AISC, tenue approximativement à mi-chemin entre deux Assemblées générales de l’UGGI.
2.8 b) Tous les membres du Bureau, à l’exception du Président en fonction, sont élus par la session administrative plénière d’une Assemblée générale de l’UGGI, conformément aux statuts et règlements.
2.8 c) Si une vacance survient parmi les membres du Bureau, une personne est nommée par les membres restants du Bureau pour combler le poste jusqu’aux élections suivantes. L’éligibilité de la personne ainsi mandatée n’est pas modifiée par cette nomination. Si le poste de Président devient vacant, le Président désigné assume la charge de Président. S’il n’y a pas de Président désigné, le Bureau doit nommer l’un des trois Vice-Présidents pour que celui-ci agisse à titre de Président.
2.9 Le Bureau peut établir des groupes permanents dotés d’attributions déterminées.
2.10 Le Bureau peut proposer à une session administrative plénière de nommer certaines personnes ayant contribué de façon exceptionnelle à l’AISC à titre de « membres honoraires de l’AISC ».
2.11 L’Association peut créer des organismes conjoints en collaboration avec d’autres associations de l’UGGI, des composantes d’autres organismes gouvernementaux et organisations scientifiques internationales, comme le Conseil international pour la science (CIUS) et les organisations affiliées aux Nations Unies, pour traiter de sujets d’intérêt commun, et elle peut nommer des responsables et des représentants compétents de l’Association au sein de ces organismes. Dans ses échanges avec d’autres organisations scientifiques, l’AISC n’engage pas l’UGGI, ni n’agit en son nom, à moins d’avoir obtenu au préalable l’autorisation du Comité exécutif de l’UGGI.
3. Assemblées de l’AISC
3.1 L’AISC tient normalement une Assemblée générale ordinaire à l’occasion de chaque Assemblée générale de l’UGGI.
3.2 Pour l’application des statuts, le temps écoulé entre la clôture de deux Assemblées générales consécutives est désigné sous le terme « Période ».
3.3 L’AISC peut tenir une Assemblée scientifique entre deux Assemblées générales ordinaires, conformément aux règlements de l’UGGI.
3.4 Une Assemblée générale extraordinaire de l’AISC peut être convoquée par le Président avec l’approbation du Bureau, et elle doit être convoquée lorsque au moins un tiers des Organismes adhérents de l’UGGI ayant le droit de vote en fait la demande. Une telle Assemblée générale extraordinaire doit être tenue au plus tard neuf mois après la réception de la demande. Une Assemblée générale extraordinaire dispose des mêmes pouvoirs qu’une Assemblée générale ordinaire et est soumise aux mêmes règles.
3.5 Le Secrétaire général doit transmettre aux Correspondants et aux Représentants de l’AISC, au moins neuf mois à l’avance, un avis précisant la date et le lieu de la prochaine Assemblée générale ordinaire ou Assemblée scientifique. La période de préavis pour une Assemblée générale extraordinaire est de quatre mois.
3.6 Entre deux Assemblées, la responsabilité de la direction de l’Association est dévolue au Bureau, qui gère les affaires de l’Association conformément aux présents statuts et règlements et aux décisions de la session administrative plénière précédente.
4. Dissolution de l’Association
En cas de dissolution de l’Association, ses avoirs financiers doivent revenir à l’UGGI pour être utilisés à des fins scientifiques et pédagogiques.
5. Langues
Les présents statuts ont été rédigés dans les langues officielles de l’UGGI. En cas de problème d’interprétation, le texte anglais fait autorité.
6. Adoption et modification des statuts
6.1 Les statuts de l’Association doivent être approuvés par le Conseil de l’UGGI lors d’une Assemblée générale et entrent en vigueur à la clôture de la réunion du Conseil de cette Assemblée.
6.2 Tout membre du Bureau de l’AISC, Correspondant de l’AISC ou Délégué accrédité d’un Organisme adhérent de l’UGGI auprès d’une session administrative plénière de l’AISC peut proposer une modification aux présents statuts. Toute proposition doit parvenir au Secrétaire général au moins six mois avant la date fixée pour l’Assemblée générale au cours de laquelle elle doit être examinée. Le Secrétaire général doit aviser tous les Correspondants de l’AISC et les Délégués accrédités, au moins deux mois avant la date fixée pour l’Assemblée générale, de toutes les propositions de modifications reçues.
6.3 Les modifications ne peuvent être adoptées qu’avec l’assentiment d’au moins la majorité des deux tiers des voix exprimées par les Délégués accrédités à une session administrative plénière réunie lors d’une Assemblée générale, et doivent également être approuvées par le Conseil de l’UGGI. La majorité des deux tiers est déterminée par la proportion des votes positifs par rapport à la somme des votes positifs et négatifs, y compris les votes par correspondance et sans prendre en compte les abstentions.
6.4 Les modifications apportées aux présents statuts entrent en vigueur à la clôture de l’Assemblée générale au cours de laquelle elles ont été adoptées.
Règlements de l’Association Internationale des Sciences Cryosphériques
1. Divisions
1.1 Les composantes scientifiques de l’Association sont formées en Divisions, comme suit :
- Division I : Neige et avalanches
- Division II : Glaciers continentaux et calottes glaciaires
- Division III : Glace des eaux douces et marines
- Division IV : Cryosphère, atmosphère et climat
- Division V : Glaces planétaires et autres glaces du système solaire
1.2 Le rôle des Divisions est de faciliter la réalisation des objectifs scientifiques de l’Association en assurant la coordination de recherches scientifiques pertinentes, l’organisation de réunions scientifiques et la promotion d’échanges d’informations et de données.
1.3 Chaque Division doit définir son rôle, sa composition et son mode de fonctionnement.
1.4 Chaque Division est représentée au Bureau de l’AISC par une personne élue au poste de Responsable de Division.
1.5 Les Divisions peuvent créer des groupes de travail dotés d’attributions déterminées.
1.6 Le rôle et la portée des activités de chaque Division sont examinés de façon périodique par le Bureau.
2. Administration de l’AISC
2.1 Le Bureau se réunit au moins deux fois lors de chaque Assemblée et tient au moins une réunion supplémentaire entre deux Assemblées générales ordinaires.
2.2 Le Bureau se réunit sur convocation du Président, qui établit l’ordre du jour en collaboration avec le Secrétaire général.
2.3 Le quorum à une réunion du Bureau de l’AISC est constitué de la majorité des membres, dont soit le Président, soit le Président désigné ou le Président sortant; le Secrétaire général; et au moins un des Vice-Présidents.
2.4 Le Président peut convier des représentants d’organisations scientifiques ou des personnes individuelles à assister à une réunion du Bureau à titre consultatif.
3. Dirigeants
3.1 Président
3.1 a) Le Président est élu pour une Période et ne peut être réélu à la même fonction. Conformément à l’article 2.8a des présents statuts, le mandat du Président commence à l’Assemblée de l’AISC tenue approximativement à mi-chemin entre deux Assemblées générales de l’UGGI.
3.1 b) Le Président assume les fonctions suivantes :
i) il représente l’AISC au Comité exécutif de l’UGGI et à d’autres réunions, conférences ou événements où une représentation officielle est requise ou indiquée;
ii) il convoque les sessions administratives plénières et les réunions du Bureau, et préside ces réunions;
iii) il établit l’ordre du jour des réunions du Bureau et le diffuse aux membres du Bureau;
iv) il présente un rapport sur les travaux de l’Association à une session administrative plénière lors de chaque Assemblée générale;
v) il choisit le président de chaque groupe permanent établi conformément aux statuts;
vi) il choisit, au nom du Bureau, les personnes « ès qualités » qui maintiendront le contact entre le Bureau et d’autres organisations et programmes scientifiques suivant des attributions déterminées.
3.1 c) En l’absence du Président, le Président désigné agit à titre de Président, conformément aux statuts et règlements. S’il n’y a pas de Président désigné, le Bureau doit nommer l’un des Vice-Présidents pour que celui-ci agisse à titre de Président, conformément aux statuts et règlements.
3.2 Vice-Présidents
3.2 a) Les Vice-Présidents sont élus pour une Période et peuvent être réélus une fois.
3.2 b) Les Vice-Présidents assument les fonctions suivantes :
i) ils représentent les intérêts de l’ensemble des chercheurs en sciences cryosphériques;
ii) ils conseillent le Bureau relativement aux activités de l’AISC;
iii) ils secondent le Président dans la poursuite des objectifs de l’Association au sein de l’UGGI et de la communauté scientifique internationale.
3.3 Secrétaire général
3.3 a) Le Secrétaire général est élu pour une Période et peut être réélu pour deux Périodes consécutives.
3.3 b) Le Secrétaire général assume les fonctions suivantes :
i) il seconde le Bureau dans la gestion des affaires administratives et scientifiques de l’Association, s’occupe de la correspondance, tient les archives de l’Association et voit à leur conservation;
ii) il organise les réunions du Bureau, seconde le Président dans l’établissement de l’ordre du jour des réunions du Bureau, et rédige et diffuse le procès-verbal de ces réunions;
iii) il organise les Assemblées conformément aux instructions du Bureau, établit le programme de chaque Assemblée et voit à sa publication;
iv) il sollicite et prend en note le nom des Délégués accrédités qui seront présents à chaque session administrative plénière, établit et diffuse l’ordre du jour, prépare les bulletins de vote et prend les dispositions nécessaires pour le dépouillement des voix, et rédige et diffuse le procès-verbal de chaque session;
v) il a la responsabilité des fonds alloués à l’Association par l’UGGI ou provenant de toute autre source; il les reçoit et les répartit conformément aux décisions des sessions administratives plénières ou selon les instructions du Bureau; il tient les comptes de tous les reçus et des sorties de fonds, et après leur vérification par un comptable qualifié, soumet ces comptes à l’approbation du Bureau et les présente à une session administrative plénière lors de chaque Assemblée générale;
vi) à des fins de communication, il tient à jour la liste des membres de l’AISC, dont les Correspondants des Comités nationaux UGGI et les Représentants de l’AISC;
vii) il publie un bulletin interne de l’Association (IACS News, par exemple) contenant des renseignements d’intérêt général pour l’Association;
viii) il assume toute autre fonction que lui confie le Président ou le Bureau.
3.3 c) Le Bureau peut, à sa discrétion, nommer un Secrétaire général adjoint.
3.4 Responsables de Division
3.4 a) Les Responsables de Division sont nommés pour une Période, mais peuvent être réélus pour deux Périodes supplémentaires.
3.4 b) Les Responsables de Division assument les fonctions suivantes :
i) ils font la promotion des intérêts de leurs Divisions respectives en participant aux symposiums, conférences, ateliers et autres activités approuvés par le Bureau;
ii) ils choisissent le président de chaque groupe de travail établi par la Division, conformément aux règlements;
iii) ils prêtent leur assistance au Bureau dans la poursuite des objectifs de l’Association, conformément aux statuts et règlements.
3.5 Nul ne peut être réélu à quelque poste que ce soit au Bureau de l’AISC s’il a été membre du Bureau pendant quatre Périodes.
4. Nominations et élections au Bureau
4.1 Au moins dix mois avant une Assemblée générale de l’UGGI, le Bureau établit un comité des candidatures composé d’un président et d’au moins deux autres membres. Ce comité est chargé de recevoir et d’étudier les propositions de candidatures et de préparer une liste de candidats pour chaque poste à pourvoir en recherchant une représentation géographique et professionnelle équilibrée. Les membres du Bureau ne peuvent être nommés au comité des candidatures.
4.2 Au moins neuf mois avant une Assemblée générale de l’UGGI, le Secrétaire général sollicite les candidatures pour les postes à pourvoir, qui doivent parvenir au président du comité des candidatures au plus tard six mois avant la tenue de l’Assemblée générale. Les candidats doivent venir de pays représentés par un Organisme adhérent de l’UGGI qui est membre en règle (dont la cotisation a été acquittée).
4.3 Chaque candidature à un poste doit être accompagnée d’un curriculum vitae faisant état de la compétence du candidat pour le poste auquel il est présenté. Une déclaration signée témoignant de la volonté de la personne de se porter candidat doit également être fournie. Une candidature n’est recevable que si elle est accompagnée du curriculum vitae et de la déclaration.
4.4 Un candidat peut postuler à plus d’un poste, sauf s’il sollicite le poste de Président désigné, ce dernier ne pouvant prétendre à aucun autre poste au sein de l’Association.
4.5 La liste des candidats doit normalement comprendre plus d’un nom pour chaque poste à pourvoir. Le président du comité des candidatures doit diffuser la liste des candidatures auprès des Délégués accrédités de la session administrative plénière au moins trois mois avant une Assemblée générale de l’UGGI. La liste soumise aux voix doit comprendre le nom des candidats retenus par le comité des candidatures et celui de tous les autres candidats proposés.
4.6 L’élection des dirigeants du Bureau se fait au scrutin secret. Le Président choisit deux scrutateurs parmi les participants à la session administrative plénière, qui seront chargés de la surveillance du scrutin et de la compilation des votes. Les scrutateurs ne doivent pas être membres du Bureau ou du comité des candidatures et ne peuvent pas être candidats aux élections.
4.7 Les candidats ayant obtenu la majorité simple des voix sont élus. Si aucun candidat n’obtient la majorité des voix pour un poste en particulier, les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes sont nommés et un second tour de scrutin est tenu. En cas d’égalité des voix au second tour de scrutin, le Président a voix prépondérante.
5. Sessions administratives plénières
5.1 Participation
5.1 a) Les sessions administratives plénières sont ouvertes à tous les participants scientifiques présents aux Assemblées générales de l’AISC. Elles sont également ouvertes au grand public.
5.1 b) Les participants accrédités par un Organisme adhérent de l’UGGI (Délégués accrédités) peuvent voter sur des questions administratives et financières, conformément aux statuts et règlements. Tous les autres participants peuvent se faire entendre, mais ne peuvent voter que sur les questions de nature scientifique.
5.1 c) Un Délégué accrédité peut désigner un autre participant du même pays pour le représenter à une session administrative plénière, ou à une partie de celle-ci, pourvu que le Secrétaire général en ait été avisé par écrit avant la session administrative plénière à laquelle doit se présenter le représentant désigné.
5.1 d) Une personne qui assiste à une session mais qui n’est pas inscrite comme participant à l’Assemblée ne peut se faire entendre qu’avec la permission du Président.
5.1 e) Le Président peut, de sa propre initiative ou à la demande d’un Délégué accrédité, convier certaines personnes, notamment des représentants d’organisations scientifiques compétentes, à participer à une session administrative plénière à titre consultatif.
5.2 Ordre du jour
5.2 a) Le Secrétaire général établit l’ordre du jour provisoire de la session administrative plénière et le diffuse auprès des Délégués accrédités, Correspondants et Représentants de l’AISC au moins deux mois avant l’ouverture d’une Assemblée.
5.2 b) L’ordre du jour provisoire doit comprendre tous les articles présentés par les Délégués accrédités de l’AISC pour faire l’objet de débats à la session administrative plénière, ainsi que les questions soumises par le Bureau. Les articles supplémentaires inscrits à l’ordre du jour pour lesquels aucun avis n’a été donné ne peuvent faire l’objet de débats qu’avec l’assentiment des membres votants de la session administrative plénière.
6. Modification des règlements
Les règlements peuvent être modifiés à la majorité simple des voix exprimées à une session administrative plénière tenue lors d’une Assemblée générale, conformément à l’article 6 des présents statuts.
Glossaire des statuts et règlements de l’AISC
AISC : Association Internationale des Sciences Cryosphériques.
Assemblée : Assemblée générale ordinaire, Assemblée générale extraordinaire ou Assemblée scientifique de l’AISC.
Assemblée générale (de l’AISC) : Assemblée générale ordinaire ou Assemblée générale extraordinaire de l’AISC.
Assemblée générale de l’UGGI : Assemblée des Délégués accrédités de l’Union Géodésique et Géophysique Internationale, telle que définie dans les statuts de l’UGGI.
Assemblée générale extraordinaire : Assemblée générale de l’AISC convoquée par le Président conformément à l’article 3.4 des statuts.
Assemblée générale ordinaire (de l’AISC) : Assemblée de l’AISC normalement réunie à l’occasion d’une Assemblée générale ordinaire de l’UGGI (soit tous les quatre ans).
Assemblée scientifique (de l’AISC) : Assemblée de l’AISC normalement réunie entre deux Assemblées générales ordinaires.
Association (l’) : l’ Association Internationale des Sciences Cryosphériques (AISC).
Bureau : les dirigeants élus par une session administrative plénière d’une Assemblée générale de l’AISC.
CIUS : Conseil international pour la science (autrefois le Conseil international des unions scientifiques).
Comité des candidatures : comité nommé par le Bureau pour solliciter les candidatures en vue de l’élection des dirigeants du Bureau et présenter la liste des candidats à la session administrative plénière.
Comité exécutif de l’UGGI : le Comité exécutif de l’Union Géodésique et Géophysique Internationale, tel que défini dans les statuts de l’UGGI.
Comité national UGGI : voir Organisme adhérent.
Conseil de l’UGGI : Conseil de l’Union Géodésique et Géophysique Internationale, tel que défini dans les statuts de l’UGGI.
Correspondant : personne nommée par le Comité national d’un Organisme adhérent de l’UGGI pour maintenir le contact entre le Comité national et l’AISC.
Délégué accrédité : délégué nommé par le Comité national d’un Organisme adhérent de l’UGGI pour assister à la session administrative plénière d’une Assemblée de l’AISC. Les Délégués accrédités sont habilités à voter sur toute question de nature scientifique touchant l’AISC ainsi que sur les questions administratives et financières, pourvu que la cotisation due à l’UGGI par l’Organisme adhérent ait été acquittée conformément aux statuts et règlements de l’UGGI.
Divisions : composantes scientifiques constitutives de l’AISC, visées à l’article 1 des règlements.
Organisme adhérent : ainsi qu’il est stipulé dans les statuts de l’UGGI, le seul organisme d’un pays qui représente l’ensemble des activités géodésiques et géophysiques de ce pays. En cas de circonstances exceptionnelles, un pays peut compter plus d’un Organisme adhérent. Chaque Organisme adhérent constitue un Comité national de Géodésie et de Géophysique, désigné par Comité national UGGI dans les règlements de l’UGGI.
Période : temps écoulé entre la clôture de deux Assemblées générales ordinaires de l’AISC consécutives.
Règlements : les règlements de l’AISC.
Représentants : scientifiques désignés par le Bureau pour maintenir le contact avec la communauté des chercheurs en sciences cryosphériques de leur pays.
Session administrative plénière : réunion officielle du Bureau de l’AISC, des Délégués accrédités et des participants scientifiques bona fide aux Assemblées de l’AISC. Les sessions administratives plénières sont ouvertes au grand public.
Statuts : les statuts de l’AISC.
UGGI : Union Géodésique et Géophysique Internationale.